Quando si verifica un incidente la prima cosa da fare è quella di procurarsi il modulo. Alcune volte, in mancanza del modulo appropriato, però si è costretti a scrivere tutto ciò che si è verificato a mano oppure a computer. Quando il rapporto viene scritto a mano è opportuno utilizzare lo stampatello invece del corsivo. Sul modulo devono essere specificati la data, l'ora ed il luogo dell'incidente. Successivamente vanno aggiunti negli spazi appropriati il proprio nome e l'eventuale numero identificativo. Infine, è consigliabile indicare anche i nomi di eventuali testimoni che erano presenti al momento dell'incidente.